Làm việc từ xa đã làm thay đổi cách hàng triệu người kiếm thu nhập, nhưng cách xử lý thuế đối với các chi phí làm việc tại nhà vẫn là nguồn gây nhầm lẫn. Dù nhiều người làm việc từ xa cho rằng hóa đơn internet, đồ nội thất văn phòng hoặc chi phí tiện ích mặc nhiên được khấu trừ, quy định thuế thường đặt ra những khác biệt rõ rệt dựa trên việc một người là lao động tự do, điều hành doanh nghiệp hay làm việc với tư cách nhân viên. Hiểu rõ những khác biệt đó là yếu tố then chốt đối với người nộp thuế muốn giảm nghĩa vụ thuế mà vẫn tuân thủ quy định.
Nhìn chung, khấu trừ chi phí văn phòng tại nhà thường áp dụng phổ biến nhất cho cá nhân tự kinh doanh, nhà thầu độc lập, người làm nghề tự do và chủ doanh nghiệp nhỏ. Trong nhiều hệ thống thuế, nhân viên làm việc từ xa cho người sử dụng lao động không thể yêu cầu cùng phạm vi khấu trừ rộng như vậy, trừ khi các quy định cụ thể ở cấp quốc gia hoặc địa phương cho phép khấu trừ các khoản chi phí công việc của nhân viên chưa được hoàn trả. Vì vậy, người nộp thuế nên bắt đầu bằng việc xác nhận đúng phân loại công việc của mình trước khi kê khai bất kỳ khoản chi nào.
Những điểm cơ bản về khấu trừ văn phòng tại nhà
Một trong những khoản khấu trừ được biết đến nhiều nhất là chi phí văn phòng tại nhà. Khoản này thường được áp dụng khi một phần của ngôi nhà được sử dụng thường xuyên và dành riêng cho mục đích kinh doanh. Một phòng trống được chuyển thành văn phòng chuyên dụng có thể đủ điều kiện, trong khi bàn ăn trong bếp vừa dùng để làm việc vừa dùng cho bữa ăn gia đình thì thường không. Khi được phép, người nộp thuế có thể khấu trừ một phần tiền thuê nhà, lãi vay thế chấp, thuế bất động sản, chi phí tiện ích, bảo hiểm và chi phí bảo trì dựa trên tỷ lệ diện tích ngôi nhà được sử dụng cho hoạt động kinh doanh.
Một số khu vực pháp lý cũng đưa ra phương pháp đơn giản hóa đối với văn phòng tại nhà, cho phép người nộp thuế yêu cầu một mức chuẩn theo mỗi foot vuông hoặc mỗi phòng thay vì tính toán chi tiết chi phí thực tế. Lựa chọn này có thể giảm bớt giấy tờ, dù khoản khấu trừ nhận được có thể nhỏ hơn so với phương pháp tính theo chi phí thực tế.
Các chi phí thường được khấu trừ đối với người làm việc từ xa
Ngoài chi phí văn phòng tại nhà, nhiều khoản chi khác cũng có thể đủ điều kiện nếu gắn trực tiếp với việc tạo ra thu nhập. Ví dụ phổ biến gồm vật tư văn phòng như giấy, mực in, bút và cước bưu chính. Các khoản mua sắm công nghệ cũng có thể được khấu trừ, bao gồm máy tính xách tay, màn hình, bàn phím, tai nghe, webcam và phí đăng ký phần mềm phục vụ kinh doanh. Chi phí internet và điện thoại có thể được khấu trừ toàn bộ hoặc một phần nếu được sử dụng cho công việc, dù thông thường phải tách riêng phần sử dụng cá nhân với phần sử dụng cho công việc.
Nội thất và thiết bị là một nhóm lớn khác. Bàn làm việc, ghế công thái học, tủ hồ sơ và đèn có thể được khấu trừ, mặc dù những tài sản có giá trị cao hơn có thể phải được khấu hao theo thời gian thay vì khấu trừ một lần. Chi phí sửa chữa thiết bị văn phòng dùng cho công việc cũng có thể đủ điều kiện. Trong một số trường hợp, các chi phí nghề nghiệp như phí kế toán, dịch vụ pháp lý, nền tảng trực tuyến, lưu trữ đám mây và đào tạo nâng cao liên quan đến ngành nghề của người nộp thuế cũng có thể được kê khai.
Việc lưu giữ hồ sơ vẫn là yếu tố thiết yếu
Các chuyên gia thuế cho biết chứng từ thường là yếu tố quyết định liệu một khoản khấu trừ có vượt qua được quá trình xem xét hay không. Biên lai, hóa đơn, sao kê ngân hàng và nhật ký quãng đường hoặc mức độ sử dụng nên được lưu giữ để chứng minh cho từng khoản kê khai. Đối với các chi phí dùng chung như điện hoặc internet băng thông rộng, người nộp thuế nên duy trì một phương pháp hợp lý để phân bổ giữa mục đích kinh doanh và mục đích cá nhân. Hình ảnh hoặc sơ đồ mặt bằng cho thấy một khu vực văn phòng riêng biệt cũng có thể giúp củng cố căn cứ khấu trừ chi phí văn phòng tại nhà nếu phát sinh câu hỏi.
Người làm việc từ xa cũng nên lưu ý đến các khoản hoàn trả từ người sử dụng lao động. Những chi phí đã được người sử dụng lao động hoàn lại nhìn chung không thể tiếp tục được nhân viên khấu trừ thêm lần nữa. Việc kê khai trùng những khoản chi như vậy có thể dẫn đến điều chỉnh, tiền phạt hoặc tiền lãi.
Quy định khác nhau tùy quốc gia và khu vực
Cách xử lý thuế đối với chi phí làm việc từ xa khác biệt đáng kể giữa các khu vực pháp lý. Một số quốc gia đã áp dụng các biện pháp giảm thuế tạm thời cho làm việc tại nhà trong những năm đại dịch, trong khi những nơi khác lại thu hẹp điều kiện áp dụng. Các quy định thuế ở cấp bang, tỉnh hoặc địa phương cũng có thể khác với quy định ở cấp quốc gia. Vì vậy, một khoản khấu trừ được chấp nhận ở nơi này có thể bị bác ở nơi khác, ngay cả khi cách thức làm việc tương tự nhau.
Đối với người nộp thuế đang phải thích ứng với mô hình làm việc từ xa ngày càng phức tạp, việc lập kế hoạch cẩn trọng là rất quan trọng. Xem lại hướng dẫn thuế chính thức, tách bạch chi tiêu cho công việc và chi tiêu cá nhân, đồng thời tham khảo ý kiến của chuyên gia thuế đủ năng lực có thể giúp tránh những sai sót tốn kém. Với chứng từ đầy đủ và sự hiểu biết rõ ràng về điều kiện áp dụng, người làm việc tại nhà có thể yêu cầu những khoản khấu trừ hợp pháp phản ánh đúng chi phí thực tế của việc kiếm thu nhập từ nhà.
Source: Bravetopic